Propiedad Horizontal

Administración de Propiedad Horizontal en Colombia

Asumimos la administración integral de su conjunto residencial, edificio o centro comercial bajo la Ley 675 de 2001: contabilidad, presupuesto, asambleas, operación de los bienes comunes y representación legal. Con el recaudo de expensas adentro del servicio, no como un contrato aparte.

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Definición

¿Qué es la Administración de Propiedad Horizontal?

La administración de propiedad horizontal es el ejercicio de la representación legal y la gestión operativa de la persona jurídica que nace cuando un edificio o conjunto se somete al régimen de la Ley 675 de 2001. Esa persona jurídica es distinta de los propietarios que la integran, tiene su propio patrimonio, celebra contratos, contrata personal, paga impuestos y responde ante terceros. El administrador es quien actúa por ella.

Es un cargo con contenido legal definido, no un rol de confianza informal. El artículo 51 le atribuye al administrador facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, y le asigna catorce funciones concretas que van desde llevar la contabilidad de la copropiedad hasta iniciar procesos ejecutivos contra los copropietarios morosos. Y el artículo 50 cierra el círculo con un régimen de responsabilidad severo: el administrador responde por los perjuicios que ocasione por dolo, culpa leve o culpa grave, y la culpa leve se presume cuando incumple o se extralimita en sus funciones.

Art. 50

culpa leve presunta

Que la culpa leve se presuma cambia quién tiene que probar. Si la copropiedad reclama un perjuicio por incumplimiento o extralimitación de funciones, no le corresponde demostrar la negligencia del administrador: es el administrador quien debe desvirtuar la presunción. Por eso la elección de quién administra no es una decisión de comodidad ni de precio, es una decisión de riesgo para el consejo y para la asamblea que lo designa.

A esto se suma un detalle que las copropiedades suelen descubrir tarde: la administración y el cobro de la cartera no son dos servicios separados. El numeral 8 del artículo 51 pone el recaudo, incluido el cobro judicial, dentro de las funciones propias del administrador. Cuando una copropiedad contrata la administración por un lado y la recuperación de cuotas en mora por otro, está pagando dos veces por una responsabilidad que la ley entrega completa a una sola cabeza.

Normativa

El Administrador en la Ley 675 de 2001

El Capítulo XI de la Ley 675 de 2001 está dedicado por completo al administrador del edificio o conjunto. Estos son los artículos que definen quién lo nombra, qué puede hacer, de qué responde y qué órganos lo acompañan:

Art. 50: Naturaleza y Responsabilidad del Administrador +
El artículo 50 de la Ley 675 de 2001 establece que la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponden a un administrador designado por la asamblea general de propietarios, salvo en los casos en que exista consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que prevea el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que el administrador celebre en ejercicio de sus funciones se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias. El mismo artículo fija un régimen de responsabilidad exigente: los administradores responden por los perjuicios que por dolo, culpa leve o culpa grave ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros, y se presume la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal. Esa presunción invierte la carga probatoria y es la razón por la que la administración profesional deja de ser una comodidad para convertirse en una protección.
Art. 51: Las Catorce Funciones del Administrador +
El artículo 51 de la Ley 675 de 2001 dispone que la administración inmediata del edificio o conjunto está a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, y enumera catorce funciones básicas que van mucho más allá de la operación cotidiana. Incluyen convocar la asamblea y someter a su aprobación el inventario, el balance general del ejercicio anterior y el presupuesto detallado de gastos e ingresos incluyendo las primas de seguros; llevar los libros de actas y de registro de propietarios y residentes; preparar las cuentas anuales, los balances de prueba y la ejecución presupuestal para el consejo de administración; llevar la contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad; administrar los bienes que surgen de la desafectación de bienes comunes no esenciales; cuidar y vigilar los bienes comunes; cobrar y recaudar toda obligación pecuniaria a cargo de propietarios u ocupantes; elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento; representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica; notificar y hacer efectivas las sanciones; y expedir el paz y salvo de cuentas cada vez que se produzca un cambio de tenedor o propietario. El parágrafo agrega que, cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto.
Art. 52: Administración Provisional del Propietario Inicial +
El artículo 52 de la Ley 675 de 2001 regula la etapa que atraviesa todo proyecto nuevo. Mientras el órgano competente no elija al administrador del edificio o conjunto, ejerce como tal el propietario inicial, es decir el constructor o promotor, quien puede contratar con un tercero esa gestión. Sin embargo, una vez se haya construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el cincuenta y uno por ciento de los coeficientes de copropiedad, cesa la gestión del propietario inicial como administrador provisional. Cumplida esa condición, el propietario inicial debe informarlo por escrito a todos los propietarios para que la asamblea se reúna y nombre al administrador dentro de los veinte días hábiles siguientes; si no lo hace, el propietario inicial nombrará al administrador definitivo. Este es el momento en que muchas copropiedades nuevas eligen por primera vez y en el que conviene comparar propuestas con criterio, porque el administrador que quede define la cultura de pago del conjunto durante años.
Arts. 53 y 56: Consejo de Administración y Revisor Fiscal +
El artículo 53 de la Ley 675 de 2001 obliga a contar con consejo de administración a los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de treinta bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, con un número impar de tres o más propietarios o sus delegados. En aquellos con treinta bienes privados o menos, y en los conjuntos de uso residencial con más de treinta, consagrar ese organismo es potestativo del reglamento de propiedad horizontal. El artículo 56 obliga a los conjuntos de uso comercial o mixto a contar con revisor fiscal elegido por la asamblea general, que no puede ser propietario ni tenedor de bienes privados en la copropiedad, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales con el administrador o los miembros del consejo. Los conjuntos de uso residencial pueden tener revisor fiscal si la asamblea así lo decide, y en ese caso sí puede ser propietario o tenedor en el conjunto. Conviene precisar un punto que muchas fuentes siguen repitiendo mal: el texto original del artículo 56 exigía que el revisor fiscal fuera contador público titulado, con matrícula profesional vigente e inscrito ante la Junta Central de Contadores, pero ese aparte fue declarado inexequible por la Corte Constitucional mediante la Sentencia C-670 de 2002. La obligación de contar con revisor fiscal sigue vigente; la exigencia de esa credencial específica, tal como la traía la Ley 675, no.

El marco no se agota en la Ley 675. El Decreto 1060 de 2009 reglamentó sus artículos 3, 19 y 32 y precisó que forman parte del objeto social de la propiedad horizontal los actos y negocios jurídicos que el representante legal realice sobre los bienes comunes, relacionados con su explotación económica, con el propósito de obtener contraprestaciones que se destinen al pago de expensas comunes. Es la base legal para que una copropiedad genere ingresos con sus zonas comunes. A ello se suman la Ley 2300 de 2023 sobre cobranza respetuosa, la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales y el Código General del Proceso, que desde 2014 rige varios trámites que la Ley 675 regulaba originalmente. Conozca el detalle de nuestra asesoría legal especializada.

Alcance

Qué Incluye Nuestra Administración

Seis frentes que cubren las catorce funciones del artículo 51 y la operación diaria de la copropiedad. Todo dentro de un mismo contrato y con un mismo responsable.

Gestión financiera y contable

Contabilidad de la copropiedad bajo nuestra dependencia y responsabilidad conforme al numeral 5 del artículo 51, elaboración del presupuesto anual de ingresos y egresos, balances de prueba y los tres informes que revisa la asamblea: balance general, estado de resultados y ejecución presupuestal.

Asambleas y órganos de dirección

Convocatoria de asambleas ordinarias y extraordinarias con los términos del reglamento, elaboración y custodia de los libros de actas y de registro de propietarios y residentes, y acompañamiento permanente al consejo de administración.

Recaudo de expensas y cartera

Cobro y recaudo de cuotas ordinarias, extraordinarias y multas, con escalamiento hasta el cobro judicial cuando corresponde. Es una función propia del administrador según el numeral 8 del artículo 51, no un servicio aparte.

Operación y bienes comunes

Cuidado y vigilancia de los bienes comunes, contratación y supervisión de vigilancia, aseo, jardinería y mantenimiento de ascensores, control de proveedores y seguimiento de las pólizas del edificio o conjunto.

Representación legal

Representación judicial y extrajudicial de la persona jurídica, inscripción de los actos de existencia y representación legal ante la entidad competente y elevación a escritura pública de las reformas al reglamento aprobadas por la asamblea.

Convivencia y trámites del día a día

Notificación y ejecución de las sanciones impuestas por la asamblea o el consejo, expedición de paz y salvos en cada cambio de propietario o tenedor, y atención de la correspondencia y las solicitudes de los residentes.

Diferencial

El Recaudo No Es un Servicio Aparte

La cartera morosa es el problema que más rápido deteriora una copropiedad. Cuando los copropietarios no pagan, la persona jurídica no puede cubrir vigilancia, aseo, servicios públicos de zonas comunes ni mantenimiento de ascensores, y el deterioro termina golpeando el valor de todos los inmuebles del conjunto, incluidos los de quienes pagan puntualmente.

La Ley 675 previó esto. El numeral 8 del artículo 51 obliga al administrador a cobrar y recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y cualquier obligación pecuniaria a cargo de propietarios u ocupantes, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna. No hace falta esperar a la asamblea ordinaria para demandar a quien lleva año y medio sin pagar. El mismo numeral habilita hacerlo a través de apoderados.

Lo que hacemos cuando la cuota no entra

  • Cobro preventivo: recordatorios antes del vencimiento de cada cuota, para que la mora no llegue a existir.
  • Cobro administrativo: gestión directa en los primeros 30 a 90 días, con acuerdos de pago fraccionado cuando el caso lo admite.
  • Cobro prejurídico: requerimientos formales con sustento legal y última oportunidad de negociación antes de escalar.
  • Cobro jurídico: demanda ejecutiva con el certificado de deuda del artículo 48 como título ejecutivo, con solicitud de medidas cautelares.

Por defecto el recaudo va incluido en el contrato de administración, no como un servicio que se cotice aparte. Si su copropiedad ya tiene administrador y el caso lo amerita, escríbanos y lo revisamos. Acá explicamos el detalle técnico de la gestión: cobro de cuotas de administración en mora, marco legal, etapas, certificado de deuda del artículo 48 y proceso ejecutivo.

Transición

Cómo Cambiar de Administrador

El numeral 1 del artículo 38 de la Ley 675 faculta a la asamblea general para nombrar y remover libremente al administrador. No se necesita acreditar una causal. Así acompañamos el cambio:

Paso 1

Asesoría inicial sin costo

Escuchamos al consejo y explicamos qué permite la Ley 675 en su caso. Sin contrato no hay acceso a la información financiera, así que esta etapa es de orientación jurídica y cierra con una propuesta de alcance y honorarios.

Paso 2

Convocatoria de la asamblea

El cambio se decide en asamblea general, convocada con los términos que fije el reglamento. Acompañamos la preparación del orden del día y del material que el consejo necesita presentar.

Paso 3

Remoción y designación

La remoción del administrador saliente y la designación del entrante se aprueban en la misma reunión y quedan consignadas en el acta, junto con la fecha efectiva del relevo.

Paso 4

Empalme e inscripción

Se inscribe el cambio de representación legal ante la entidad competente y se recibe el archivo completo: libros, contabilidad, soportes, cartera y pólizas, con inventario firmado.

El empalme es la etapa que más problemas genera y la que menos atención recibe. El numeral 5 del artículo 51 pone la contabilidad bajo la dependencia y responsabilidad del administrador, y el numeral 2 hace lo propio con los libros de actas y el registro de propietarios y residentes. Todo eso pertenece a la persona jurídica, no a quien se va. Recibirlo con inventario firmado protege a la copropiedad y también al administrador entrante, que de otro modo hereda un pasivo que no causó.

Nosotros

¿Por Qué Elegir a Solaris BPO?

Solaris BPO S.A.S. es una firma colombiana con sede en Medellín. Llegamos a la administración de propiedad horizontal desde la recuperación de cartera, que es el frente donde una copropiedad empieza a deteriorarse antes de que se note en las zonas comunes.

Administramos y recaudamos con el mismo equipo

Lo habitual es que la administración tercerice la cartera en una firma externa recién cuando la mora ya creció. Nosotros llegamos con la cobranza adentro desde el primer día, en las cuatro etapas, hasta el proceso ejecutivo. Un solo interlocutor y una sola responsabilidad.

Respaldo de una persona jurídica

Somos una sociedad, no una persona natural. Eso significa continuidad cuando hay vacaciones, incapacidades o renuncias, respaldo patrimonial frente al régimen de responsabilidad del artículo 50 y un contrato con una empresa que responde, no con un individuo.

Equipo jurídico propio

El administrador representa judicial y extrajudicialmente a la copropiedad. Nuestro equipo de asesoría legal está adentro de la casa: impugnaciones, conceptos sobre el reglamento, sanciones y procesos ejecutivos no se subcontratan ni se cobran aparte.

Cuentas claras ante la asamblea

Balance general, estado de resultados y ejecución presupuestal, con el presupuesto y el estado de cartera al día, en el formato que el consejo necesita para decidir. La rendición de cuentas del artículo 51 llega preparada a la asamblea ordinaria, en la fecha que fije el reglamento de la copropiedad.

Cobranza respetuosa por norma

Toda gestión de recaudo se ajusta a la Ley 2300 de 2023 sobre cobranza respetuosa y a la Ley 1581 de 2012 de protección de datos. Cobrar bien también es proteger la convivencia entre vecinos que se cruzan en el ascensor todos los días.

Transición ordenada

Recibimos la copropiedad con inventario documental: libros de actas, registro de propietarios, contabilidad, soportes, estado de cartera y pólizas vigentes. Lo que no aparece queda por escrito desde el primer día, no seis meses después.

Nuestra experiencia en cobro de cartera B2B y cobranza educativa nos permite traer al conjunto residencial prácticas de recuperación probadas en sectores donde la cartera se mide en miles de obligaciones. Visite nuestro blog para artículos sobre gestión de copropiedades y normativa aplicable.

FAQ

Preguntas Frecuentes

Resolvemos las dudas más comunes sobre la administración de propiedad horizontal en Colombia y el papel del administrador bajo la Ley 675 de 2001.

¿Quién nombra al administrador de una copropiedad? +
Según el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, el administrador es designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos donde exista consejo de administración, caso en el cual la elección corresponde a ese órgano. El período del cargo es el que prevea el reglamento de propiedad horizontal. Para suscribir el contrato de vinculación con el administrador actúa como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general. Los actos y contratos que el administrador celebre en ejercicio de sus funciones se radican en cabeza de la persona jurídica, siempre que se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
¿Puede una empresa ser administradora de propiedad horizontal? +
Sí. La Ley 675 de 2001 contempla expresamente que el administrador sea una persona jurídica. El parágrafo del artículo 51 establece que, cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto. El parágrafo 2 del artículo 50 se refiere de forma directa a quien ejerza la administración por encargo de una persona jurídica contratada para tal fin. Contratar a una firma en lugar de a una persona natural le da a la copropiedad continuidad operativa cuando hay vacaciones, incapacidades o renuncias, respaldo patrimonial de una sociedad y la posibilidad de exigir equipos especializados en contabilidad, jurídica y cartera en un solo contrato.
¿Qué requisitos debe cumplir un administrador de propiedad horizontal? +
El parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 675 de 2001 dispone que, en conjuntos residenciales y en edificios y conjuntos de uso mixto y comercial, quien ejerza la administración directamente o por encargo de una persona jurídica contratada para tal fin deberá acreditar idoneidad para ocupar el cargo, que se demostrará en los términos del reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional. Adicionalmente, el parágrafo 3 del mismo artículo faculta al Gobierno Nacional para disponer la constitución de pólizas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los administradores, con un monto máximo asegurable equivalente al presupuesto de gastos del edificio o conjunto para el año en que se realiza la designación. Más allá de la exigencia normativa, la asamblea puede fijar en el reglamento requisitos adicionales de experiencia, formación o garantías.
¿Cómo se cambia de administrador en un conjunto residencial? +
El numeral 1 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001 faculta a la asamblea general para nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso. La palabra libremente es importante: la remoción no exige acreditar una causal ni un proceso disciplinario previo. En la práctica el cambio se surte convocando la asamblea conforme al reglamento, aprobando la remoción y la nueva designación en el acta, e inscribiendo el cambio de representación legal ante la entidad competente. El administrador saliente debe entregar los libros de actas y de registro de propietarios, la contabilidad, los soportes, los estados de cartera y los paz y salvos pendientes, ya que el numeral 5 del artículo 51 pone la contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad.
¿Cuáles son las funciones del administrador según la Ley 675? +
El artículo 51 de la Ley 675 de 2001 establece que la administración inmediata del edificio o conjunto está a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, y enumera catorce funciones básicas. Entre ellas: convocar la asamblea y someter a su aprobación el inventario, el balance general y el presupuesto detallado de gastos e ingresos; llevar los libros de actas y de registro de propietarios y residentes; llevar la contabilidad bajo su dependencia y responsabilidad; cuidar y vigilar los bienes comunes; cobrar y recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias e iniciar el cobro judicial; representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica; elevar a escritura pública las reformas al reglamento; notificar y hacer efectivas las sanciones impuestas por la asamblea o el consejo; y expedir el paz y salvo cada vez que cambie el tenedor o propietario de un bien privado.
¿El administrador necesita autorización de la asamblea para demandar a un copropietario moroso? +
No. El numeral 8 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 le asigna al administrador la función de cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados, las cuotas ordinarias y extraordinarias, las multas y cualquier obligación pecuniaria a cargo de los propietarios u ocupantes, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna. Este es uno de los puntos que más confusión genera en las copropiedades colombianas. La norma le entrega al administrador facultades propias de recaudo, y el mismo numeral habilita el cobro a través de apoderados, que es el fundamento legal para contratar firmas especializadas en recuperación de cartera. La demora injustificada en ejercer esa función puede comprometer la responsabilidad del administrador, que según el artículo 50 responde por los perjuicios que ocasione por dolo, culpa leve o culpa grave.
¿Es obligatorio que la copropiedad tenga consejo de administración y revisor fiscal? +
Depende del uso y del tamaño. El artículo 53 de la Ley 675 de 2001 obliga a tener consejo de administración a los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de treinta bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos. Por debajo de ese número, y en los conjuntos de uso residencial con más de treinta bienes privados, consagrar el consejo es potestativo del reglamento de propiedad horizontal. En cuanto al revisor fiscal, el artículo 56 lo hace obligatorio para los conjuntos de uso comercial o mixto y establece que no puede ser propietario ni tenedor de bienes privados en la copropiedad, ni tener vínculos de parentesco o comerciales con el administrador o el consejo. Los conjuntos de uso residencial pueden tener revisor fiscal si así lo decide la asamblea general.
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